Commencez par définir l'objectif du client et la période de reporting.
Un rapport pertinent répond précisément à la question posée par le client. Si l'objectif était d'obtenir des réservations, commencez par les réservations confirmées et les limites de votre suivi. Si l'accord portait sur la production de contenu, indiquez ce que vous avez produit et où il a été publié. Précisez la date de début, la date de fin, le fuseau horaire et la période de comparaison afin que d'autres puissent reproduire les données.
Distinguer trois types de preuves
Premièrement, consignez les activités opérationnelles : publications, ressources approuvées, identifiants des commandes fournisseurs, statuts et demandes en cours. Deuxièmement, présentez les données de la plateforme, telles que les vues, l'évolution de l'audience et les interactions, accompagnées de leurs définitions. Troisièmement, rendez compte des résultats commerciaux, comme les demandes qualifiées, les commandes confirmées et le chiffre d'affaires rapproché. La finalisation d'une commande ne prouve pas qu'elle ait généré une demande ou une vente.
Utilisez le rapport client modifiable Il est important de bien séparer ces sections. Identifiez précisément les chiffres de la distribution payante et des services achetés. Ne les qualifiez pas de croissance organique de l'audience. Incluez les exportations de sources ou les observations datées lorsqu'elles sont disponibles, sans divulguer les identifiants de compte ni les informations client superflues.
Résumé mensuel des travaux
Exemple illustratif : huit publications convenues ont été diffusées, le client a enregistré 24 demandes de renseignements qualifiées et six réservations confirmées, et quatre demandes de renseignements étaient d'origine inconnue. Indiquez « six réservations enregistrées pendant la période » sauf si les données permettent une attribution plus précise. Six divisé par 24 donne un taux de conversion de 25 % entre les demandes de renseignements qualifiées et les réservations ; précisez la définition et évitez de comptabiliser les messages répétés comme de nouvelles demandes de renseignements.
Si la période équivalente précédente avait enregistré 20 demandes, l'augmentation est de quatre, soit 20 %. Une variation à partir de zéro ne peut être exprimée en pourcentage ; indiquez plutôt la variation absolue. Ne confondez pas une période de 28 jours avec une période de 31 jours sans justifier la différence.
Afficher les coûts de manière claire et concise
Distinguez clairement vos honoraires, vos dépenses publicitaires et les autres coûts convenus. Si des dépenses de campagne de 6 000 KES ont généré 24 demandes de renseignements qualifiées, le coût par demande est indicatif de 250 KES. En cas d'attribution incomplète, indiquez qu'il s'agit d'un ratio observé et non d'une relation de cause à effet. Le coût par demande ne constitue pas un profit, et les dépôts sur portefeuille électronique ne représentent pas automatiquement le chiffre d'affaires client.
Expliquez l'incertitude et choisissez la prochaine action.
Signalez les exportations manquantes, les retards dans la transmission des données de la plateforme, les sources inconnues, les litiges en cours avec les fournisseurs et les modifications apportées à l'offre. Indiquez ce que vous savez et ce que vous ne pouvez pas déterminer. Une action concise pourrait être : « Conservez le format de démonstration du produit pendant deux semaines supplémentaires et testez des instructions de réservation plus claires. » Attribuez-lui un responsable et fixez une date de révision.
- Rapprocher les résultats avec les registres originaux.
- Vérifiez que chaque pourcentage indique son dénominateur.
- Supprimer les demandes en double et les réservations annulées des totaux confirmés.
- Veuillez obtenir l'autorisation avant d'inclure des citations de clients ou des captures d'écran permettant de les identifier.
- Envoyer le rapport convenu et consigner la décision du client concernant le suivi.
Rédigez un rapport concis, utilisable lors d'une conversation. Joignez les détails pertinents et reportez les points non résolus au rapport suivant jusqu'à obtention d'une solution. Des définitions uniformes faciliteront les comparaisons entre les mois suivants.